بیش از یک دهه است که در کشور تحلیلگران و طراحان سیستم‌های اداری سعی کرده‌اند گردش مکاتبات اداری را در سازمان‌های خود مکانیزه کنند. با توجه به انگیزه مدیریت عالی و امکانات هر سازمان این تلا‌ش‌ها از کمترین سطح تا بالا‌ترین سطح را هدف قرار داده است. در این 10سال، کمتر سازمانی را میتوان یافت که هیچ تلا‌شی در این زمینه نداشته باشد. در این مدت هزاران نرمافزار توسط سازمان‌ها تهیه یا به صورت آماده خریداری شده و میلیاردها تومان بودجه صرف این کار شده است اما امروز تعداد سازمان‌هایی که موفق به اتوماسیون کامل مکاتبات اداری شده‌اند از انگشتان دست تجاوز نمی‌کند، علت چیست؟ در خصوص این سؤال دلایل زیادی بیان شده است. ناقص بودن نرمافزار، خرابی شبکه، کمبود امکانات سخت‌افزاری و اما مطالعات گویای این واقعیت است که موارد اشاره شده شرایط لا‌زم برای مکانیزه کردن مکاتبات اداری هستند اما شرایط کافی نیستند. به عبارت دیگر، سازمان‌های زیادی را میتوان یافت که توان مالی لا‌زم برای تهیه انواع سخت‌افزار و نرمافزار را داشته و نسبت به تهیه آن اقدام کرده باشند اما در عمل توفیقی در مکانیزه کردن کامل مکاتبات اداری نداشتهاند. مدیریت پیاده‌سازی اتوماسیون از عوامل بسیار مهمی است که در سرنوشت هر پروژه تأثیر اساسی دارد و این عاملی است که به طور معمول مورد غفلت قرار می‌گیرد. در این مقاله سعی شده است موضوع پیاده‌سازی و عواملی که باید به هنگام پیاده‌سازی در نظر گرفته شود، اشاره و مورد بحث قرار گیرد.
امروزه پیشرفت فناوری و حرکت دنیای عظیم رایانه با سرعت غیر قابل تصور آن از یک سو و توقعات و نیازهای روزافزون مشتریان و ارباب رجوع در محیط‌های ادار ی از سوی دیگر، سازمان‌ها را مجبور به استفاده از روش‌های سریع‌تر و ساده‌تری برای انجام عملیات روزمره کرده است. این امر در کشور ما نمود خود را در مکاتبات داخل سازمان و مکاتبات بین سازمانی بیشتر نشان می‌دهد. هر چند در حالت ایده آل میتوان امیدوار به مکانیزه کردن فرآیندهای انجام امور در داخل سازمان‌ها و بین سازمان‌های کشور بود اما به نظر می‌رسد، این امر نیازمند رسیدن به حدی از بلوغ در همه سازمان‌هاست که در حال حاضر فاقد آن هستیم.
اگر بخواهیم دلایل مکانیزه کردن مکاتبات اداری در سازمان‌ها را به طور کامل شرح دهیم، مطالب و موارد قابل ارایه مقالا‌ت متعددی را می‌طلبد که خارج از بحث و موضوع مورد نظر است. اما در اینجا فهرست‌وار به اهم این دلایل اشاره می‌کنیم.
برخی از مشکلا‌تی که در یک سیستم دستی و گردش کاغذی سازمان میتوان به آن اشاره کرد، به شرح زیر است:
- نگهداری و انجام سیستم دستی نیازمند نیروی انسانی زیادی است و کنترل دقت و سرعت و نظارت بر نیروی انسانی زیاد مستلزم سیستمی دیگر و نیروی انسانی دیگر است.
- مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابهجایی نامه‌ها بین واحدهای مختلف تا رسیدن به دست کارشناس ذی‌ربط و برعکس، تهیه پیش‌نویس پاسخ نامه توسط کارشناسان، حروف‌چینی، انجام اصلا‌حات توسط مدیران در هر مرحله و در نهایت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلی زمان‌بر و مستلزم ثبت چند باره یک نامه در قسمت‌های مختلف و در نتیجه به کارگیری نیروی انسانی زیاد برای حفظ کارآیی آن است.
– امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد، نامه‌ها و پرونده‌ها وجود دارد به ویژه در زمان جابه‌جایی‌های سازمانی و زمان تغییرات ساختاری یا تغییر محل یک واحد یا سازمان از مکانی به مکانی دیگر.
– استهلا‌ک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوی.
– احتمال از بین رفتن اسناد در حوادث غیرمترقبه از قبیل آتش سوزی، زلزله و ...
– اختصاص فضای زیادی برای نگهداری لا‌شه فیزیکی مکاتبات و پرونده‌ها.
– طولا‌نی شدن فرآیند جست‌وجوی نامه در خیل عظیمی از بایگانی‌ها (وقت و نیروی انسانی.)
– طولا‌نی شدن فرآیند پی‌گیری نامه از طریق مسؤولا‌ن سازمان، ارباب رجوع و ...
– هزینه زیاد خرید کاغذ، انواع دستگاه تکثیر و نگهداری آنها.
– هزینه نیروی انسانی برای نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک موجود.
– امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداری و احتمال اندک کشف آنها (این امر موجب تحمیل هزینه زیادی به نظام اداری کشور شده است تا در موارد ضروری با انجام اقدام‌های تکمیلی نسبت به اصالت نامه اطمینان حاصل شود.)
- عدم امکان برنامه‌ریزی بر مبنای حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود آمار قابل اتکا.
- عدم امکان گزارش‌گیری از فعالیت‌های زیر مجموعه به صورت سیستمی و نیز عدم امکان کنترل صحت آمار و گزارش‌های واحدهای مختلف در مورد انجام فعالیت‌ها.
در مقابل مزایایی که برای مکانیزه کردن مکاتبات اداری ذکر میشود عبارت‌اند از:
- امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان توسط مدیران و حتی کارشناسان.
- کاهش فعالیت‌های موازی مانند تکثیر بی‌مورد مکاتبات ثبت و نگهداری سوابق در چندین محل.
- نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالا.
- مراجعه آسان به مکاتبات در هر زمان و بدون نیاز به حضور مسؤول دبیرخانه یا بایگانی یا دفتر.
- قابلیت تولید گزارش‌های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد.
- محول کردن بخش زیادی از فعالیت‌های مسؤولا‌ن دفترها، منشی‌ها، حروف‌چین‌ها به سیستم‌های نرم‌افزاری.
- امکان پی‌گیری مکانیزه کارها در هر مکان و هر زمان و اطلا‌ع از امور معوق و تأخیر شده.
- اعمال کنترل بیشتر در نقل و انتقال مکاتبات و اطلاعات طبقه‌بندی شده.
- دقت در انجام عملیات و ثبت تمام امور.
- ردیابی امور و پی‌گیری به موقع مراحل کار.
- سهولت و سرعت در گردش عملیات.
به این نکته باید دقت شود که قبل از اجرای اتوماسیون مکاتبات اداری، مدیران یک سازمان باید به طور کامل به این نتیجه رسیده باشند که امکان ادامه وضعیت فعلی وجود ندارد و عزم راسخ در آنان برای اجرای اتوماسیون اداری به وجود آمده باشد. در غیر این صورت نه تنها از همه ابزارها و امکانات برای اجرای پروژه استفاده نخواهد شد، بلکه با کوچک‌ترین مخالفت و مشکلی اجرای پروژه با تأخیر و حتی توقف مواجه میشود.
تعاریف
اتوماسیون مکاتبات اداری: سیستم نرم‌افزاری که کاربران را قادر می‌سازد، مکاتبات وارده به سازمان را به داده‌های دیجیتال (اعم از تصویر یا متن )تبدیل و با اعمال کنترل‌های مختلف در سازمان به جریان اندازند. در این سیستم‌ها تمام مکاتبات صادره و داخلی از ابتدا به صورت دیجیتال تولید و نگهداری میشود. این سیستم‌ها دارای قابلیت‌های زیادی در زمینه کارتابل الکترونیکی، جست‌وجوی آسان و سریع نامه، گزارش پی‌گیری نامه‌های وارده/صادره، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان، اعمال کنترل مناسب بر کاربران، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات هستند. از این سیستم‌ها گاه به نام دبیرخانه مکانیزه نیز یاد میشود اما همان طور که پیشتر گفتیم، موارد یادشده فراتر از مرزهای دبیرخانه‌ای است و شامل کل سازمان میشود.
پیاده‌سازی: به معنی نگاشت الکترونیکی گردش نامه در سیستم با مراحل و روال‌های فیزیکی در دنیای واقعی است.
روال: به معنی فرآیند مصوب گردش انواع مکاتبات در سازمان است.
ارجاع: انتقال نامه از یک رده و سمت سازمانی به یک رده و سمت سازمانی دیگر.
اجرای کامل اتوماسیون: سطحی از اجرا که طی آن تمام مکاتبات وارده در بدو ورود ثبت و لا‌شه آن در دبیرخانه باقی مانده و بقیه کارها تنها از طریق سیستم و بدون استفاده از کاغذ و قلم صورت گیرد، مگر آنکه قانون وجود اسناد و مدارک کتبی را در آن قسمت الزامی‌کرده باشد.
مقدمات پیاده‌سازی اتوماسیون در سازمان
ساده انگاری است اگر گمان کنیم با راه‌اندازی یک شبکه پرسرعت داخلی و خرید یک نرمافزار اتوماسیون مکاتبات اداری قادر به اجرای کامل اتوماسیون اداری، خواهیم بود. بدیهی است ایجاد شبکه‌ای با ظرفیت مناسب و تهیه سخت‌افزارهای لا‌زم و نرمافزار کارآ و توانمند شرایطی لا‌زم برای مکانیزه کردن مکاتبات اداری است امّا مهم‌تر از اینها مدیریت اجرای پروژه است که در صورت غفلت از آن در اکثر موارد، سازمان‌ها با شکست مواجه می‌شوند. برای اجرای پروژه‌های اتوماسیون مکاتبات اداری لا‌زم است اقدامهایی قبل از پیاده‌سازی، اقدامهایی در حین پیاده‌سازی و در نهایت اقدامهایی بعد از پیاده‌سازی صورت گیرد که در زیر به اهم آنها اشاره میشود. اجرای این قبیل پروژه‌ها، بدون تأمین این ملزومات، حرکتی با رویکرد آزمون و خطا و مملو از خطر خواهد بود.
الف – اقدام‌های قبل از پیاده‌سازی
1– تعیین گروه (یا کمیته یا شورا )پیاده‌سازی: تعیین گروه مسؤول پیاده‌سازی نخستین اقدام لا‌زم برای اجرای پروژه اتوماسیون مکاتبات اداری در سازمان‌هاست. در بسیاری از سازمان‌ها به اشتباه این کار به مدیران خدمات ماشینی و دفترهای انفورماتیک واگذار شده است. اعضای گروه پیاده‌سازی باید از سوی بالا‌ترین مقام سازمان به عضویت در گروه منصوب شوند و ریاست آن تحت نظر مستقیم بالا‌ترین مقام سازمان نسبت به اجرای پروژه اقدام کند. اعضای گروه باید در صورت امکان از مسؤولا‌ن قسمت‌های مختلف سازمان انتخاب شوند که هر یک بخشی از مسؤولیت اجرای سیستم را به عهده دارند. استفاده از اشخاصی که دارای تجربه اجرای موفق اتوماسیون در سایر سازمان‌ها باشند و نیز نمایندگان شرکت‌های پیمانکار در صورتی که بخشی از کار به آنان محول شده باشد در این گروه ضروری است. مسؤولیت اصلی گروه مطالعه، تصمیم گیری، هماهنگی در اجرا و کنترل پروژه است. از دیگر وظایف مهم این گروه تعیین تکلیف مکاتبات گذشته سازمان است. به طور معمول سازمان‌ها حسب مورد و با توجه به شرایط خود برخوردهای زیر را با مکاتبات گذشته داشته‌اند:
– تبدیل تمام اطلاعات گذشته به شکل و چارچوب جدید.
– نگهداری اطلاعات گذشته به همان حالت سابق و استفاده از آنها به صورت سنتی.
– تبدیل آن بخش از اطلاعات گذشته که مورد مراجعه قرار می‌گیرد در زمان مراجعه به اطلاعات دیجیتالی. در این حالت تمام اسناد گذشته در یک فرآیندطولا نی مدت به اطلاعات دیجیتال تبدیل میشود.
به هر حال تصمیم‌گیری در این مورد یک تصمیم جمعی است و باید به صورت هماهنگ در سازمان اجرا شود.
ترکیب اعضای کمیته بستگی به وسعت فعالیت سازمان دارد. اشخاص زیر با فرض اجرا در یک سازمان بزرگ با حدود 500نفر کارمند پیشنهاد میشود. در محیط‌های کوچک‌تر میتوان بخشی از فعالیت‌ها و مسؤولیت‌ها را ادغام و به یک نفر واگذار کرد. در زیر ضمن تعیین اعضای پیشنهادی گروه پیاده سازی بخشی از اقدامهایی که باید توسط هر یک از اعضا یا کل گروه پیاده‌سازی صورت گیرد، بیان میشود:
مدیر یا رییس کمیته: این فرد باید یکی از مدیران رده بالا و با نفوذ سازمان باشد که علا‌وه بر انگیزه زیاد، آشنایی نسبی با وظایف و روال‌های سازمان داشته باشد و از سوی دیگر با مباحث انفورماتیک و قابلیت‌ها و امکانات نرم‌افزارها آشنایی نسبی داشته باشد. در صورتی که اختیارات بالا‌ترین مقام سازمان به این فرد تفویض شود، سرعت اجرای امور دو چندان خواهد بود.
طراح و تحلیلگر سیستم: این فرد باید به طور کامل بر روال‌های موجود مکاتبات در سازمان مسلط باشد و بتواند روال‌های کلی فعلی سازمان را به روال سیستمی تبدیل کند. تدوین روال‌های فعلی در صورتی که تاکنون انجام نشده باشد امری ضروری است تا اطمینان حاصل شود در جریان پیاده‌سازی هیچ یک از روال‌ها فراموش نمی شود و از قلم نخواهد افتاد. در سازمان‌هایی که دارای متناظران استانی هستند این امر کمی پیچیدهتر است. زیرا این احتمال وجود دارد که هر یک از استان‌ها دارای روال متفاوتی باشند و هماهنگی آنها کاری پیچیده خواهد بود.
مدیر نرمافزار: این فرد قبل از راه‌اندازی سیستم مسؤول انتخاب یا تهیه نرمافزار مناسب است. نرمافزار باید با توجه به نیازها و روال‌های تعیین شده از سوی تحلیلگر و استانداردها و ضوابط نرم‌افزاری سازمان انتخاب یا تهیه شود. با توجه به وجود نرمافزارهای قوی موجود در بازار تهیه نرمافزار جداگانه موجب افزایش شدید هزینه و تأخیر زیاد در اجرای پروژه خواهد شد امّا در صورتی که قرار باشد اجرا در سطحی صورت گیرد که تمام فرآیندها و روال‌های سازمان مکانیزه شود، چاره‌ای جز تهیه نرمافزار خاص وجود ندارد هرچند برخی شرکت‌های نرم‌افزاری مدعی در اختیار داشتن نرم‌افزارهایی هستند که قادر است با سرعت بالا تمام فرآیندهای سازمان را مکانیزه کند.
مدیر سخت‌افزار و شبکه: این فرد در مرحله قبل از راه‌اندازی سیستم مسؤول تخمین سخت‌افزار و شبکه مورد نیاز با توجه به نیازهای اعلا‌م شده از سوی مدیر نرمافزار خواهد بود.و باید اقدام‌های لا‌زم را برای تأمین یا تکمیل آنها هم‌زمان با پیاده‌سازی به عمل آورد. پس از راه‌اندازی این فرد و همکارانش مسؤول رفع عیب‌ها و نقص‌های احتمالی سخت‌افزار و شبکه هستند. در بسیاری موارد دیده شده نقص در سخت‌افزار و شبکه و سرویس دهی نامناسب و دیر هنگام واحد ذی‌ربط باعث نارضایتی شدید مدیران و کارکنان سازمان میشود و اساس پروژه رابه مخاطره می‌افکند. تهیه تجهیزات مناسب، سرعت بالا در شبکه، اتخاذ تدابیری برای امنیت شبکه و مراقبت از آن در مقابل ورود ویروس‌ها و سایر نرمافزارهای مخرب، تهیه نسخ پشتیبان و نگهداری بدون توقف سیستم از وظایف اصلی این فرد و همکاران وی است.
مسؤول تبلیغات یا روابط عمومی: این فرد مسؤول انجام اقدامهایی است تا اذهان عمومی‌کارکنان را آماده و مهیای اجرای پروژه کند. پروژه باید توسط کارکنانی اجرا شود که نسبت به آن توجیه باشند و مقاومت آنان به حداقل برسد. گردآوری نظرها و اشکال‌ها و پیشنهادهای کارکنان در مشارکت آنان در اجرای سیستم بسیار مؤثر است. انجام افکارسنجی کارکنان و ارباب رجوع اگر به طریق علمی و دقیق و واقعی انجام شود گروه پیاده‌سازی را در رسیدن به مقصود یاری خواهد کرد.
مسؤول آموزش: این فرد که باید از مدیران واحد آموزش سازمان باشد مسؤول آموزش کاربران بوده و باید آموزش‌های لا‌زم را هم‌زمان با اجرای سیستم برای کارکنان برنامه‌ریزی کند. تجربه نشان داده است آموزش عمومی‌یکسان برای همه کارکنان مفید نیست مسؤول آموزش باید کاربران را براساس گروه‌های شغلی طبقه‌بندی کند و فقط بخش‌های مورد نیاز هر قسمت را به آنها آموزش دهد. گروه‌بندی کاربران به دلیل یادگیری صحیح و کارآ بودن آموزش انجام میشود. به عنوان مثال پر واضح است که در آموزش مدیران سازمان نیازی به نحوه ثبت‌نامه وارده نیست. به همین نحو، نحوه گزارش‌گیری از عملکرد کاربران برای کارکنان دبیرخانه مفید نیست و ...
مسؤول بازرسی: هر چند حضور این فرد بیشتر پس از راه‌اندازی اولیه سیستم ضرورت می‌یابد اما حضور وی از ابتدا این حسن را دارد که وی در جریان تمام اقدام‌های مربوط به پیاده‌سازی قرار می‌گیرد و به خوبی می‌داند چه مواردی را باید بازرسی کند و اهمیت آن چیست؟ این فرد باید ضمن آشنایی با روال‌های محیط سازمان، بر حسن اجرای روال‌های سیستمی تعریف شده، نظارت کند. تعریف روال و اعمال روال دو رویه مجزا از هم بوده و مسؤولا‌ن تعریف روال‌ها در سازمان‌ها در صورت لزوم قدرت اجرایی را برای اعمال روال ندارند، بنابراین فرد مسؤول یا بازرس با کنترل و نظارت بر اعمال روال‌ها، به پیاده‌سازی صحیح سیستم کمک قابل ملا‌حظه‌ای می‌کند. شاید گفته شود چرا همه کنترل‌ها در سیستم گنجانده نمی‌شود تا نیازی به بازرس نباشد؟ در پاسخ باید گفت گنجاندن بخش اعظم کنترل‌ها در سیستم امکان‌پذیر است اما کثرت کنترل‌ها همه کاربران را با مشکل مواجه می‌سازد. در واقع باید بین هزینه و فایده ایجاد هر کنترلی تناسب لا‌زم وجود داشته باشد و مصلحت نیست برای همه موارد کنترل‌هایی در سیستم در نظر گرفت و در برخی موارد لا‌زم است ابزارها و سازوکارهایی خارج از نرم افزار در نظر گرفت تا اطمینان حاصل شود همه افراد وظایف خود را به درستی انجام می‌دهند. برای مثال در برخی سازمان‌هایی که مکاتبات اداری مکانیزه شده است، پرونده‌های فیزیکی برچیده شده و مکاتبات به صورت دیجیتالی در پرونده‌ها و پوشه‌های الکترونیکی ذخیره میشود، اکنون اگر کاربر نام یا عنوان یا شماره پرونده را در نامه ثبت نکند به هنگام بررسی پرونده دیجیتالی توسط مدیران یا سایر کارشناسان برخی مکاتبات مشاهده نخواهد شد. بازرس یا بازرسان باید به طور تصادفی از انتخاب صحیح موضوع و پرونده روی مکاتبات اطمینان حاصل کنند.
مسؤول ارزیابی نیروی انسانی: هر چند حضور این فرد به اهمیت حضور بقیه افراد ذکر شده نیست اما چنانچه این فرد بتواند با همکاری تحلیلگر و مسؤول نرمافزار اقدامهایی را انجام دهد که بتوان آمارهای مورد نیاز را برای ارزیابی کارکنان از سیستم استخراج کرد، در ایجاد انگیزه برای کارکنان مؤثر خواهد بود.
نماینده یا نمایندگان واحدهای مختلف سازمان: در سازمان‌های بزرگ وجود نماینده آشنا به سیستم اتوماسیون برای پی‌گیری پیاده‌سازی سیستم در واحد مربوط و پاسخگویی به سؤال‌های کاربران در حین کار ضروری است. هر چند این قبیل افراد به علت کثرت مراجعات در انجام وظایف خود با مشکل مواجه می‌شوند امّا تجربه نشان داده است حضور این افراد در کنار کارکنان در یادگیری کارکنان و پیاده‌سازی سریع‌تر و کا‌مل‌تر سیستم تأثیر قابل ملا‌حظه‌ای دارد.
مشاوران: بهتر است سازمان‌ها هنگام پیاده‌سازی سیستم از افرادی که در سایر سازمان‌ها اتوماسیون مکاتبات اداری را اجرا کرده‌اند به عنوان مشاور استفاده کنند و تجارب آنان را در تصمیم‌های خود مدنظر قرار دهند
مسؤول کنترل پروژه: در سازمان‌های بزرگ باید نسبت به کنترل مداوم پروژه اقدام و از رعایت زمانبندی اطمینان حاصل کرد.
تعیین زمانبندی پیاده‌سازی سیستم
پس از مشخص شدن گروه پیاده‌سازی، زمانبندی آماده سازی بستر سخت‌افزاری و شبکه و نرمافزار توسط مسؤول خدمات ماشینی و زمانبندی نصب و راه‌اندازی نرمافزار روی نظام‌های موردنظر و همچنین زمانبندی آموزش نرمافزارهای پایه توسط مسؤول آموزش مشخص میشود. این زمانبندی تأثیر بسزایی را در انجام موفق پروژه در یک سازمان خواهد داشت.
زمانبندی به ویژه باید شامل موارد زیر باشد:
تعیین زمان ثبت کامل تمام نامه‌های وارده در سیستم
همه کارکنان و کاربران باید به طور دقیق بدانند زمان ثبت نامه‌ها در سیستم چه تاریخی خواهد بود تا مقدمات لا‌زم را برای ورود به این وضعیت آماده سازند. حسن دیگر تعیین این تاریخ این است که پس از راه‌اندازی سیستم کار جست‌وجوی مکاتبات و پیدا کردن آن ساده میشود زیرا همانگونه که ذکر شد در سازمان ممکن است بخشی از اطلاعات کماکان به صورت سنتی نگهداری و بقیه در سیستم ثبت شود. اگر این تاریخ مشخص نباشد کاربران باید برای پیدا کردن یک سابقه از هر دو روش سنتی و سیستمی استفاده کنند.
تعیین مدت زمان دوره آزمایشی
برگزاری دوره آزمایشی پیاده‌سازی سیستم یکی از موارد مهم پیاده‌سازی است. در دوره آزمایشی تمام واحدها (یا واحد انتخاب شده )به صورت آزمایشی سیستم را پیاده‌سازی میکنند این واحد باید در عین حال روال‌های کاغذی را نیز انجام دهند این دوره به این منظور است که گروه پیاده‌سازی اطمینان حاصل کند که تمام روال‌های مورد نیاز سازمان از طریق سیستم قابل انجام است مدت دوره آزمایشی بسته به نوع سازمان، نحوه اولویت‌های کار، مدیریت سازمان و میزان مراجعه ارباب رجوع ممکن است از یک هفته تا یک ماه به طول انجامد. مدت زمان دوره آزمایشی نباید چنان کوتاه باشد تا همه روال‌ها آزمایش نشده باشد، نه چنان طولا‌نی تا سیستم برای کاربران خسته کننده شود و جدی گرفته نشود. زیرا همانگونه که گفته شد در دوره آزمایشی تمام مکاتبات و ارجاع‌ها هم به صورت کاغذی و هم از طریق سیستم انجام میشود. از مزایای دوره آزمایشی میتوان به اعتماد کاربران به سیستم بدون کاغذ، امکان مقایسه کاربران بین دوسیستم، کارکرد کاربران با سیستم به صورت واقعی(پس از طی دوره آموزشی مقدماتی)، رفع اشکالا‌ت احتمالی کاربران در این دوره و .... اشاره کرد. همانگونه که در بحث آموزش اشاره خواهد شد بهترین زمان آموزش سیستم زمان دوره آزمایشی است.
تعیین زمان توقف جریان کاغذ در هر سیستم
پس از گذر از دوره آزمایشی، زمان توقف کاغذ و جلوگیری از ارجاع کاغذی در سیستم باید مشخص و توسط مدیریت سازمان به صورت رسمی به تمام واحدها اعلا‌م شود. بدیهی است در صورت توفیق در توقف جریان کاغذ در سیستم، به تقریب میتوان اطمینان حاصل کرد پیاده‌سازی سیستم کامل شده است. در این مرحله این امر اهمیت دارد که از یک تاریخ مشخص دبیرخانه مرکزی لا‌شه هیچ نامه وارده‌ای را به داخل سازمان ارسال نکند و مدیران عالی سازمان و به ویژه بالا‌ترین مقام هیچ مکاتبه‌ای را به غیر از مکاتبات ارجاعی از طریق سیستم نپذیرند و بدین ترتیب آن دسته از کارکنانی را که از اجرای سیستم به دلایل مختلف سرباز زده‌اند مجبور به وارد شدن به مرحله جدید کنند.
راه‌اندازی شبکه و تهیه نرمافزار
در صورتی که سازمان فاقد شبکه مناسب برای اتوماسیون مکاتبات اداری باشد باید نسبت به تأمین شبکه مورد نیاز اقدام کند. این اقدام باید اندکی قبل از آماده شدن نرمافزار باشد. به عبارت دیگر، اگر از ابتدا بدانیم نرمافزار تا یک سال آینده آماده نخواهد شد لا‌زم نیست از همان زمان نسبت به تأمین تجهیزات شبکه اقدام کنیم. این توصیه به دلیل سرعت بالا‌ی پیشرفت تجهیزات کامپیوتری صورت می‌گیرد. ده‌ها مورد را میتوان ذکر کرد که به این توصیه عمل نشده است و فاصله خرید تجهیزات تا بهکارگیری آنها آنقدر طولا‌نی شده که مسؤولا‌ن سازمان حتی نصب آنها را فاقد توجیه اقتصادی اعلا‌م کرده‌اند. مدیریت قوی باید این توانایی را داشته باشد که در هر مرحله از راه‌اندازی فقط تجهیزات مورد نیاز همان مرحله را خریداری و بلا‌فاصله نصب و استفاده کند. در این صورت علا‌وه بر اینکه آخرین پیشرفت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد نقایص و خرابی آنها نیز زودتر مشخص میشود و قبل از اتمام مدت ضمانت شرکت پیمانکار، امکان اصلا‌ح آنها بدون تحمیل هزینه به سازمان امکان‌پذیر است. بدیهی است خرید و نصب برخی تجهیزات شبکه باید به صورت یکباره و یکسان در ابتدای راه‌اندازی پروژه صورت گیرد. بحث انتخاب نرمافزار و الزام‌های آن در این مقاله مورد توجه نیست و آیین نامه‌ها و بخشنامه‌های زیادی از سوی مراجع مختلف به ویژه شورای عالی انفورماتیک در این زمینه صادر شده است. آنچه در اینجا مورد توصیه است ضرورت ساده بودن کار با آن توسط کاربران است. در واقع مدیران پروژه باید نرمافزار نویسان را وادار سازند که با کمترین حرکت، بیشترین اقدام صورت گیرد. برای مثال، در برخی نرم افزارها برای ثبت یک نامه یا یک ارجاع باید چندین کلیک یا دکمه صفحه کلید زده شود. همین عمل در برخی دیگر از نرم‌افزارها با تعداد اندکی کلیک یا دکمه صفحه کلید صورت می‌گیرد. مقاومت در برابر نرمافزار دوم خیلی کمتر است و پیاده سازی آن سریع‌تر صورت می‌گیرد.
– اقدام‌های در حین پیاده‌سازی
– آموزش: آموزش کاربران برای کار با شرایط جدید باید در دو مقطع انجام شود. در مقطع قبل از پیاده‌سازی آموزش کارکنان باید با هدف آشنابی کلی آنها با کامپیوتر، آشنایی مقدماتی با سیستم عامل مورد نیاز و کارکردهای عمومی‌آن، آشنایی با نرم افزار WORD به خصوص تایپ باشد. پر واضح است که آشنایی و حتی تسلط بر نرمافزارهای ویرایشی مثل WORDبا تسلط بر تایپ دو مقوله جدا از هم هستند. تجربه نشان داده است میزان تسلط بر تایپ توسط کارشناسان و به خصوص مدیران با پذیرش یا مقاومت آنها در برابر سیستم ارتباط مستقیم دارد.هر چند به طور معمول این موضوع کتمان شده و بیان نمی‌شود. در صورتی که بتوان برای اطمینان از اینکه کارکنان آموزش‌های لا‌زم را فراگرفته‌اند، بخشی از امور حروف‌چینی نامه‌ها یا حداقل اصلا‌ح آنها را به خودشان واگذار کرد در آمادگی آنها برای کار با سیستم بسیار مفید خواهد بود. در مقطع پیاده‌سازی آموزش کارکنان باید با هدف آشنایی آنها با نرم افزار و روال‌ها و رویه‌های جدید فعالیت‌ها با توجه به راه‌اندازی سیستم صورت گیرد. هرچند یک سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری خوب باید دارای راهنمای کاربران و مستندات و حتی فیلم آموزشی برای کاربران باشد اما این تسهیلا‌ت کاربران را بینیاز از آموزش حضوری نمی‌سازد. برای آموزش در این مقطع باید به چند نکته توجه داشت:
– آموزش کاربران باید به صورت طبقه‌بندی شده انجام شود یعنی گروه‌های کاربری (از قبیل کارکنان دبیرخانه، کارمندان عادی، مدیران فنی و مدیران عالی )که هر یک با بخش خاصی از نرم افزار سروکار دارند نباید در یک کلا‌س تحت آموزش قرار گیرند. در غیر این صورت کلا‌س برای شرکت‌کنندگان خستهکننده و کم بازده میشود زیرا بخش اعظم مطالب ارایه شده در هر کلا‌س برای گروهی مفید و برای گروهی غیرضروری خواهد بود.
–آموزش گروه‌های کاربری باید با فاصله زمانی باشد، ارایه حجم وسیعی از اطلاعات به کاربران در طول یک یا دو روز موجب عدم یادگیری بهینه آنها میشود. آموزش باید بخش به بخش و با فواصل زمانی بیشتر باشد تا کاربر بتواند مطالب آموزشی را به صورت عملی روی نرمافزار پیاده و تمرین کند.
– آموزش باید با کارعملی و واقعی همراه باشد. به عبارت دیگر، اگر در حین آموزش یا بعد از آن کاربر مشغول کار عملی با سیستم نباشد، حداکثر ظرف یک هفته تا 10روز یافته‌های خود را فراموش خواهد کرد. بنابر این آموزش نرمافزار در صورت آماده نبودن سایر بخش‌ها (از قبیل شبکه و نرمافزار) باید متوقف شود.
انتخاب تاکتیک پیاده‌سازی
پس از راه‌اندازی شبکه، انتخاب نرمافزار، آموزش سیستم‌های پایه و آموزش مقدماتی نرمافزار باید با تاکتیک پیاده‌سازی مشخص شود.
پیاده‌سازی سیستم مکاتبات اداری در هر سازمان ممکن است به یکی از سه شکل زیر انجام شود:
نصب و راه‌اندازی از بالا به پایین
در این حالت هر چند به لحاظ روانی این پیام را برای کارکنان دارد که مدیران سازمان در راه‌اندازی سیستم جدی هستند و خود در خط مقدم اجرای سیستم هستند اما در عمل اگر پیاده‌سازی سیستم از رده‌های بالا‌یی سازمان آغاز و به رده‌های پایین‌تر توسعه یابد، روند پیاده‌سازی را با مشکل مواجه خواهد کرد. زیرا پس از راه‌اندازی سیستم‌های مدیران از آنجا که سیستم‌های معاونان و کارشناسان نصب و راه‌اندازی و عملیاتی نشده است، ارجاع و انجام عملیات روی مکاتبات توسط معاونان قابل انتقال به کارشناسان نخواهد بود و باید به صورت موازی علا‌وه بر ارجاع سیستمی ارجاع کاغذی نیز صورت گیرد.
نصب و راه‌اندازی از پایین به بالا
در صورتی که نصب و پیاده‌سازی سیستم از رده‌های پایینی سازمان آغاز شود، مانند حالت قبل، مکاتبات و ارجاع‌ها از طریق سیستم به رده‌های بالا‌تر ارسال نمی‌شود و باید بخشی از کار دوباره به سیستم دستی تبدیل شود و ادامه یابد. این روش بهانه خوبی را برای کارشناسان رده‌های پایین فراهم می‌کند که به بهانه کارنکردن مدیران با سیستم از کارکردن با آن سرباز زنند. به طور معمول در این حالت روند اجرای سیستم به جای گسترده شدن، متوقف میشود و پس از مدتی اجرای سیستم فقط به دفترهای مدیران و آن هم در حد ثبت مشخصات کلی نامه محدود میشود و مفهومی‌به نام کارتابل الکترونیکی در سازمان وجود خارجی ندارد.
نصب و راه‌اندازی به صورت شاخه‌ای
این حالت کاربردی‌ترین و عملی‌ترین روش پیاده‌سازی در سازمان‌هاست. در این حالت پیاده‌سازی یا نصب و راه‌اندازی در یک شاخه از نمودار سازمانی از بالا‌ترین تا پایین‌ترین سطح انجام میشود و در ادامه یک به یک شاخه‌ها به سیستم متصل می‌شوند.. تشخیص شاخه اولیه در نمودار سازمانی برعهده گروه پیاده‌سازی است. برای اجرای سیستم در این شاخه باید همه امکانات مهیا شود و گروه پیاده‌سازی با تشکیل جلسات مداوم به بررسی و حل مشکلا‌ت بپردازد. واکنش منفی یا مثبت این شاخه تأثیر قابل ملا‌حظه‌ای در پیشرفت یا عدم پیشرفت پروژه دارد. این گروه به علت آنکه اولین گروه اجرا هستند، به طور معمول با مشکلا‌ت زیادی مواجه می‌شوند، به ویژه اگر نرم افزار برای اولین بار به طور واقعی زیر بار قرار گیرد. بدیهی است تشویق نخستین گروه پیاده‌ساز می‌تواند در داوطلب شدن و افزایش انگیزه گروه پیشرو مؤثر باشد.
تدوین روال‌ها و نحوه گردش مکاتبات
و اعمال آنها
همان طور که گفته شد سیر گردش مکاتبات از مبداC به مقصد و برعکس در حالت سنتی متفاوت از حالت سیستمی خواهد بود و چه بسا بتوان برخی مراحل را حذف کرد.
یکی از مهم‌ترین بخش‌های پیاده‌سازی، تعریف روال‌های سازمان و اعمال روال‌های تعریف شده است تا زمانی که هریک از روال‌های جاری سازمان تعریف نشده و نگاشت آن بر سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری انجام نشود، پیاده‌سازی سیستم به صورت کامل انجام نشده است. بنابراین پس از نصب و راه‌اندازی و آموزش کاربران و پیاده‌سازی آزمایشی مرحله تعریف و اعمال روال‌هاست . برای این کار لا‌زم است اقدامهایی به شرح زیر انجام شود:
– تمام روال‌ها و سیرگردش مکاتبات در سیستم دستی و آنچه تاکنون بوده به صورت کتبی مستند شود
ممکن است روال‌های مستند شده در گردش دستی مکاتبات را به شکل‌های مختلفی به روال سیستمی نگاشت. به طور معمول روال‌های الکترونیکی متفاوت از روال های سنتی خواهدبود و این تغییر نباید به صورت سلیقهای و چندگانه توسط کاربران صورت گیرد. مستند سازی روال‌های دستی هر سازمان (اگر در قبل انجام نشده باشد) و نگاشت سیستمی آن بر عهده طراح و تحلیلگر گروه پیاده سازی است که با همکاری رییس گروه باید صورت گیرد وبه تصویب گروه پیاده سازی رسانده شود. برای مثال، اگر در یک سازمان نامه‌های ارجاعی مدیر به چند معاون باید به تعداد آنها تکثیر و به هر معاون تحویل شود در حالت سیستمی این مرحله حذف میشود و ارجاع مدیر به تمام معاونان از طریق سیستم کافی خواهد بود.
– به طور معمول روال دستی مراحل طولا‌نی‌تری نسبت به روال‌های سیستمی بدون کاغذ داراست و این همان مطلبی است که از پیاده‌سازی سیستم بدون کاغذ مورد انتظار است. به عنوان نمونه ممکن است روال کاغذی در یک سازمان در 8مرحله و 3بار مراجعه ارباب رجوع انجام شود و همان روال در سیستم اتوماسیون مکاتبات به 4مرحله و یک بار مراجعه ارباب رجوع تقلیل یابد. ممکن است روال درنظر گرفته شده در فرآیند سیستمی شباهتی به روال دستی نداشته باشد. برای مثال، اگر روال دستی به عنوان نمونه به شکل زیر باشد:
مراجعه ارباب رجوع به کارشناس.
نامه دست‌نویس کارشناس به ارباب رجوع (یا تدارکات) برای تحویل به ماشین‌نویسی.
حروف‌چینی توسط واحد ماشین نویسی.
تحویل به کارشناس برای تأیید.
پی‌نوشت نامه توسط کارشناس و ارجاع به مسؤول مربوط.
تأیید و امضای مسؤول مربوط و ارجاع به دبیرخانه.
شماره و تاریخ زدن دبیرخانه.
تحویل نامه به ارباب رجوع.
روال یادشده را مدیر سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری، ممکن است به شکل سیستمی زیر تغییر دهد:
مراجعه ارباب رجوع به کارشناس.
تهیه نامه توسط کارشناس و ارجاع به کارتابل مسؤول.
امضای معاون و ارجاع به دبیرخانه برای صدور شماره و تاریخ.
تحویل نامه به ارباب رجوع.
یادآور میشود که تدوین روال سنتی و روال‌های سیستمی باید قبل از پیاده‌سازی و حتی قبل از خرید یا تولید نرمافزار صورت گیرد و در این مرحله باید تنها نسبت به اعمال آنها اقدام کرد. اخذ بازخورد از کارکنان و اصلا‌ح این فرآیندها در اسرع وقت در مراحل اولیه کار پیاده‌سازی ضروری خواهد بود.
بی توجهی برخی سازمان‌ها به این موضوع باعث شده هر واحد به صورت سلیقهای و غیرهماهنگ با دیگران نسبت به اعمال روال‌های خود اقدام کند و بازدهی سیستم را به شدت کاهش دهد و موجبات سردرگمی ارباب رجوع را نیز فراهم سازد . هماهنگ کردن روال‌ها در این صورت بسیار مشکلتر و پیچیدهتر از اجرای آن از همان ابتدا خواهد بود.
- از دیگر اقدام‌های ضروری، تهیه فرم‌ها و الگوهای سازمانی دیجیتالی آماده در سیستم است. این کار باید توسط فرد مشخصی در گروه پیاده‌سازی (ترجیحاً تحلیلگر سیستم) صورت گیرد. تعریف الگوها و فرم‌های آماده موجب میشود تا کارشناسان و کاربران سیستم از حروف‌چینی بیشتر خودداری کنند. در برخی از نرم‌افزارها که نام فرم مورد استفاده نیز ذخیره میشود و امکان جستوجو در آن وجود دارد این نکته اهمیت بیشتری دارد و موجب تسهیل بیشتر کار با نرمافزار و جست‌وجوی دقیق‌تر درمکاتبات میشود.
– تدوین عناوین پوشه‌ها و موضوع‌های سازمان؛ پوشه‌ها و پرونده‌هایی که در سیستم دستی وجود دارد ممکن است به همان صورت به پوشه‌ها و پرونده‌های الکترونیکی نگاشته شود یا با توجه به امکانات پیشرفته سیستم‌های اتوماسیون پرونده‌ها و موضوع‌های داخل سازمان ممکن است به شکل بهتری با دسترسی سریع‌تر طراحی شود. تدوین عناوین پوشه‌ها و موضوع‌های باید به گونه‌ای باشد تا در قسمت جست‌وجوی مکاتبات با کمترین جستوجو همان مکاتباتی را که کاربر نیاز دارد (نه کمتر و نه بیشتر ) در اختیار وی قرار دهد. بنابراین تعریف پرونده‌ها و موضوع‌های مکاتبات در سیستم اتوماسیون موجب میشود تا کاربر مکاتبات را سریع‌تر در بایگانی الکترونیکی قرار دهد. تعریف موضوع‌های و پرونده‌های سازمان باید توسط یک یا دو نفر آشنا یا مسلط به بایگانی سازمان انجام شود. نکته مهم اینکه باید از اجازه دسترسی به افراد مختلف برای تعریف موضوع‌های بایگانی الکترونیکی خودداری شود. عدم در نظر گرفتن این مهم موجب میشود تا تعداد زیادی موضوع و پرونده تکراری و مشابه در سیستم تعریف شود. این امر دو مشکل را به دنبال خواهد داشت اول اینکه کاربران را به هنگام انتخاب موضوع روی هر نامه با مشکل مواجه می‌سازد و دوم اینکه هنگام جستوجو نیز کاربران برای پیدا کردن مکاتبات مورد نظر باید چندین جستوجو انجام دهند. هر چند در تعداد اندکی از نرم‌افزارها، قابلیت‌های خوبی برای اصلا‌ح این اشتباهات وجود دارد امّا بی‌توجهی به این مسأله ممکن است کار را آنچنان پیچیده کند که حتی با نرم افزاهای یادشده نیز نتوان مشکل را حل کرد. در سازمان‌هایی که به این امر بی‌توجه بوده‌اند، مشاهده شده است که پس از مدتی این امکان در سیستم فقط قابلیت استفاده شخصی دارد و سازمان از مزایای آن بی‌بهره است. یعنی هر شخص خود می‌داند چه موضوع‌هایی را انتخاب کرده و خود نیز می‌تواند همان موضوع را دربین مکاتبات جستوجو کند امّا با جابهجایی شخص تمام اطلاعات غیرقابل دستیابی از این طریق هست و مدیران و سایر کارمندان نیز از طبقه‌بندی یادشده بی‌اطلا‌ع هستند.
– امنیت؛ امنیت مقوله‌ای مفصل است که به تمام بخش‌ها (از قبیل شبکه و تجهیزات به کارگرفته شده، نرمافزارهای پایه، تجهیزات امنیتی، امکان ورود اطلاعات توسط کارکنان و ... )مربوط میشود. آنچه به طور خاص به اتوماسیون مکاتبات اداری مربوط میشود شامل موارد زیر است: ایجاد صحیح ساختار سازمانی و رعایت رده‌بندی‌های سازمان در چارت الکترونیکی، تعریف گروه‌های کاربری و مشخص کردن اختیارات و حق دسترسی هر گروه.
در این زمینه باید طراحان و تهیه‌کنندگان نرمافزار به گونه‌ای برنامه را تهیه کنند که به هیچ وجه امکان دسترسی افراد غیرمجاز به نامه‌های دیگران وجود نداشته باشد. برخی نرم‌افزارها در رعایت این مسأله تا به آنجا پیش رفته‌اند که حتی مدیران فنی سیستم را از دسترسی به اطلاعات آن به صورت عادی منع کرده‌اند. نکته مهم در این زمینه این است که گروه پیاده سازی باید کسانی را که حفره‌های امنیتی سیستم را شناسایی میکنند، مورد تشویق و قدردانی قرار دهند. این امر نه تنها ضعف آنها محسوب نخواهد شد، بلکه پویایی و امنیت را افزایش می‌دهد.
- محل و نحوه نگهداری لا‌شه فیزیکی نامه باید توسط گروه پیاده‌سازی مشخص شود. در حالت دستی به طور معمول بخش زیادی از مکاتبات نزد کارشناسان یا مدیران نگهداری میشود. با اجرای اتوماسیون محل بایگانی مکاتبات باید تغییر کند و همه از آن اطلا‌ع داشته باشند. رویکرد اصلی در این مسأله باید تأمین نیاز کارشناسان از طریق سیستم و دسترسی حداقل به لا‌شه فیزیکی مکاتبات باشد.
- نیاز یا عدم نیاز به نسخه دوم نامه باید مشخص شود. با پیاده‌سازی سیستم مکاتبات الکترونیک امکان نگهداری پوشه‌ها و پرونده‌ها به صورت دیجیتال وجود دارد و اگر الزام قانونی و حقوقی نباشد به طور معمول نیازی به نگهداری نسخه دوم نامه‌ها نیست گاهی ممکن است بسته به نوع روال‌های سازمان، نیاز به نگهداری نسخه دوم نامه صادره باشد. برای این کار گروه پیاده‌سازی باید تصمیم مدیریتی اتخاذ و ابلا‌غ کند و اجازه ندهد هر قسمت به سلیقه و روش متفاوتی نسبت به این موضوع برخورد کند.
ج اقدام‌های پس از پیاده‌سازی
به‌طور معمول پس از پیاده‌سازی توقعات و انتظارات کاربران از سیستم بیش از گذشته است. بسیاری از آنها با توجه به آشنایی با قابلیت‌های سیستم تقاضا و درخواست‌هایی
به‌طور معمول پس از پیاده‌سازی توقعات و انتظارات کاربران از سیستم بیش از گذشته است. بسیاری از آنها با توجه به آشنایی با قابلیت‌های سیستم تقاضا و درخواست‌هایی بیش از توان سیستم را مطرح میکنند که توجه به نظرهای کاربران و تلا‌ش برای اجابت کردن آن راه را برای توسعه و اجرای سیستم‌های بعدی نیز فراهم می‌سازد. جهش‌ها و قدم‌های بعدی برای اتوماسیون سایر فعالیت‌های سازمان بعد از این مرحله ساده‌تر از گذشته خواهد بود و بسیاری از مشکلا‌ت اساسی بر طرف شده است. با این توضیحات اقدام‌های زیر پس از پیاده‌سازی اولیه پیشنهاد میشود:
– آموزش بیشتر تمام کاربران به‌خصوص کاربرانی که در دوره‌های آموزشی شرکت فعالی نداشتند یا کاربران
تازه وارد در این آموزش‌ها باید تمام قابلیت‌های سیستم حتی موارد جزیی به کاربران در هر بخش آموزش داده شود تا از همه امکانات سیستم استفاده کنند.
–جمع‌آوری نظرهای کاربران برای ارتقای نرمافزار و انتقال به مسؤولا‌ن برای کارشناسی موارد مطرح شده و اعمال در صورت ضرورت.
– کنترل روال‌های موجود و اطمینان از حصول نتیجه آن (یا بهینه‌سازی و بازنگری روال‌های در صورت نیاز.)
– تدوین روال‌های جدیدی که قابلیت اجرا در سیستم را دارند.
– رفع اشکال‌های فنی و اشکال‌هایی که در روال‌ها و به‌صورت کلی در پیاده‌سازی سیستم رخ داده است.
– بازبینی موضوع‌ها و پرونده‌های وارد شده سازمان (برای دسته‌بندی‌های لا‌زم و حذف موارد تکراری.)
– ارتقای به‌موقع نرمافزار و تمهیدات لا‌زم در زمان ارتقای نرمافزار.
– مدیریت و بازبینی فرستندگان™گیرندگان برای دسته‌بندی صحیح آن.
نتیجه‌گیری
سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری موجب تسریع در امور روزمره سازمان‌ها و ادارهها و شرکت‌ها، تسریع در پاسخگویی به ارباب رجوع و کاهش حجم مکاتبات و گردش کاغذ در سازمان‌ها میشود. در این مقاله عوامل متعددی برای پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون در یک سازمان و ملزومات و نیازمندی‌های این کار مورد بحث و بررسی قرار گرفت. تدوین معیارهای ارزیابی و مرتبط کردن ملا‌ک‌های تشویق با کارکرد افراد با سیستم و استخراج آمار مورد نیاز در این زمینه از سیستم، موجب تسریع در پیاده‌سازی و صحت عملکرد سیستم خواهد بود. گاه ممکن است ملزومات پیاده‌سازی و همه مواردی که در این مقاله بحث شد، فراهم شود اما انگیزه کافی یا علم و دانش مدیریتی از طرف مدیریت برای تغییر رویه‌های داخل سازمان موجود نباشد. در این حالت بدون شک سازمان در اجرای موفق سیستم با شکست مواجه خواهد شد.